¿En qué consiste la organización de eventos?

Asistir a reuniones es la oportunidad perfecta para compartir experiencias, así como una buena manera de disfrutar y conocer a los demás. 👥💬

Pero para que esto ocurra, necesitamos entender lo que implica la organización de eventos y cómo es decisivo para obtener la reunión ideal de la cual todos los invitados hablarán por meses.

Con esto en mente, aquí te contamos cómo se lleva a cabo la planeación de eventos a fin de crear el mejor ambiente, no caer en la improvisación y prevenir cualquier eventualidad.

Pasos para una organización de eventos exitosa

La planeación de eventos es un proceso que parte del diseño y coordinación para lograr una organización correcta de las actividades. 🗓

Estos eventos pueden ser, tanto grandes como pequeños, como los festivales, congresos, bodas, fiestas de cumpleaños, ceremonias y convenciones, entre otros. 

Aun así, cada tipo de evento tiene tareas específicas que se pueden replicar entre ellos para organizarlos con éxito. 

Hablamos de la elaboración de un presupuesto y cronograma, la búsqueda y reservación del lugar, tramitación de permisos, contratación de servicios gastronómicos y de transporte para eventos, entre otros preparativos de importancia que no te conviene olvidar. 📝

Incluso hay profesionistas que se dedican al ámbito del protocolo y la organización de eventos, ya que sí se necesita de mucho seguimiento para cada detalle. Así que si falta poco para tu próximo evento y piensas organizarlo por tu cuenta, es importante que consideres los siguientes pasos:

1. Definir una audiencia o perfil del invitado

En este caso, la audiencia dependerá del tipo de evento del que se trate, pudiendo ser una comunidad religiosa, un grupo de familiares y amigos que se dirigen a un evento social o de profesionales que viajan a un congreso. Este perfil deberá tomarse en cuenta para definir el lugar, los proveedores y otros aspectos fundamentales. 🧑

2. Hacer un cronograma

Haz una lista de actividades para luego hacer tu cronograma, esto te permitirá calcular el mejor momento para programar cada actividad, analizar la oferta de distintos proveedores para eventos y disponer de tiempo adicional para solucionar cualquier imprevisto. ✅

En verdad que todo caerá en su lugar si avanzas hacia lo más inmediato e importante, y así no caerás en las urgencias.  

3. Diseñar una estrategia logística

Cuestiones como la disponibilidad de cajones de estacionamiento, el transporte y la hora de llegada, tanto de proveedores como de invitados, es básico para garantizar que el evento se desarrolle en el orden y los tiempos previstos. 

Recuerda que los proveedores tendrán que llegar mucho antes para dejar todo listo, al igual, así tendrás más espacio disponible en el estacionamiento para la llegada de tus invitados, ya sea en el transporte que alquilaste o en sus propios autos.🚐

4. Preparar una lista de invitados

Para ello, es importante definir un mínimo y máximo de asistentes y estimar un porcentaje de posibles ausencias. Al igual que tener una lista de confianza para invitados de último minuto, para que así no se vea afectada la asistencia de tu evento.

5. Encontrar el lugar del evento

Sin lugar, no hay evento, así que es crucial que sea de lo primero que apartes. Pero antes de hacerlo, no olvides que el lugar dependerá del tipo de evento que realizarás. Al igual, es importante que el lugar sea adecuado para el número de asistentes e invitados que tendrás.📍

6. Elegir una temática

De acuerdo con el perfil de la audiencia o invitado, es posible partir de una temática para que el evento tenga un estilo que lo caracterice, y así generes una buena impresión y reconocimiento entre tus invitados. 

7. Afinar los detalles

Para afinar los detalles, revisa tu cronograma, lista de pendientes como: las opciones gastronómicas, la bebida, decoración, transporte y entretenimiento. Siempre teniendo en cuenta la importancia de conocer o tener referencias de cada uno de los proveedores para eventos, que no pueden faltar para organizar con éxito tu evento. 🤔

Lo más importante: un proveedor de confianza

Contar con productos y servicios confiables es esencial para que todo salga de acuerdo al plan, así podrás evitar mucho del caos y el estrés que en ocasiones pueden aparecer durante la preparación de un evento. 🤝

Por ello, es de suma importancia contar con proveedores de gran calidad que te acompañen a lo largo de tu planeación. 

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